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标题: 几点建议关于您怎么样处理外贸电子邮件 [打印本页]

作者: wedopay小安 时间: 2011-8-15 09:38
标题: 几点建议关于您怎么样处理外贸电子邮件
几点建议关于您怎么样处理外贸电子邮件
国际贸易，一般以电子商务为平台，从电子邮件询盘开始，做进一步的交流，从而达成交易的过程。每一封邮件都意味着潜在的客户，由于互联网信息庞大，纷繁的邮件铺天盖地，查询起来费时费力。由此，很多外贸公司会借助高科技的外贸管理软件，对信箱内的电子邮件先做一番筛选。

经过外贸管理软件系统筛选后的电子邮件，一般都是有价值的询盘邮件。如何进一步处理邮件，与客户做更好交流，从而达成协议呢？以下将从五个方面给予几点建议。

一、应对买家的网上查询：分辨那个是真盘，那个是假盘；

面对买家的查询，如何区分真盘还是假盘？如果单靠人工去点击查看，费时费力，且效率低下。一套好的外贸管理软件，带有辨伪程序，能够在电子邮件的海洋里为你筛选出实盘。重点处理针对性很强的、可以称得上是询盘的电子邮件；对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。

如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天真。有的询盘过于空泛，也许只是客户做市场调查的一种手段。如果你不放弃空泛的信息，可能你每天只能做一些处理电子邮件的事了。

二、处理买家的查询一定要注意方法和技巧；

要善于透过电子邮件的表象看到深层，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。

三、熟悉自己的产品与同行的产品的质量和价格；

要非常清楚你的产品包括质量是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得订单。

四、处理电子邮件的八字方针：简单、可信、恰当、快速；

1、简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。
千万不要小看处理电子邮件的艺术，我告诉你，很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件。
其中的关键就在于你能否很好的把握买家询盘的真正意图，从而给他他最需要的最有针对性的答复。

2、可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，我相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名称、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。

3、恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。
（1）买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。
（2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。
（3）发出邮件之前，要仔细地检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。
（4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同；如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。

4、快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查询回复太迟，不仅会失去商机，而且会使对方对你的效率及能力产生怀疑。即使是不能立即回复的问题，也应该在内部商议后给予明确答复，切忌盲目应承，往往起反作用。

五、要不断地细致跟踪曾向你发过查询的客户；

这一点非常重要！！！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下订单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！

另外要记住：
（1）定期发送新产品给客户，这一方式往往会有不可低估的效果。
（2）节假日向客户发送问候和节日卡片，能在无形中拉近与客户的感情。

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这几个外贸关键点知道

外贸是一个错综复杂的交易过程，其中有很多注意事项，稍不留神就容易犯错。然而一个小小的错误，有时会阻碍整个外贸进程，甚至有可能失去整个外贸单子。在下文中，搜集了几个外贸人员容易疏忽的知识点，希望引起外贸人员的注意，避免不必要的损失。

      1、报关品名和海关编码

      很多时候，新手是国际贸易专业出身，也学过单证的课程，于是总认为自己对这个问题很早就会操作了。更有新手认为，品名和海关编码都是自己定的，没有什么问题。2005年，公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码，导致人民币6000多退税金额损失。

      很多新人不知道为什么对报关品名有要求，最主要的原因是因为报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致，对新手操作的单子，经常要与工厂商量更改发票名称的事情，为此不知道要无故花费很多的时间和精力。

      2、数字错误

      在实际操作中，报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入，这点相信大家都明白。新手在这点上如果没有概念，也情有可原，但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见，那么就是你的错误了。

      然而，在我的操作过程居然发生过非常低级的错误——我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位，即原先1.2万美金变成了12万美金，这将足足多用去我10万多的外汇额度。

      3、忽略退税日期

      目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是，实际操作中，很多货代会在2个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下，我们按照退单的品名指令工厂开票。记得有一次，货代在出口80天的时候才将单据退还我司，我们收到的时候已经是9月31日，第二天就是国庆节了。最麻烦的是，工厂说月底的票已经开完了，只能等月初过了国庆节！庆幸的是，刚好因为国庆节，退税局的办理时间延后。总结：一个字“悬”！时间只有差了1天。
      总结：思路混淆，粗心大意，造成的代价是血的代价！
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